De Algemene Vergadering heeft tot onze spijt vaak een sterk ceremonieel en voorgekookt karakter gekregen. Wij zouden graag zien dat dit verandert en dat de vergadering weer wordt zoals die bedoeld is: een bijeenkomst waarin het bestuur verantwoording aflegt en aandeelhouders hen kritisch bevragen, wat bijdraagt aan geïnformeerd en doordacht stemmen. Hoe dan ook, voor ons, als betrokken langetermijnaandeelhouder, te meer reden de wijsheid van Frederik in de praktijk te brengen.
Nu hebben we te maken met het coronavirus. Het virus en/of de gevolgen ervan raken iedereen, direct of indirect, en zo ook de bedrijven waarin wij investeren. Juist in deze uitzonderlijke tijd willen aandeelhouders niets liever dan intensief contact met het bestuur van ondernemingen om te weten wat er gaande is, hoe het bestuur omgaat met de situatie en welke maatregelen genomen worden. Tegelijkertijd begrijpen wij ook dat het nu alle hens aan dek is en dat er mogelijk minder tijd is om aandeelhouders te woord te staan. Juist nu zou de Algemene Vergadering de gelegenheid bij uitstek moeten zijn waar bestuurders verantwoording afleggen over de wijze waarop zij binnen hun ondernemingen de crisis het hoofd bieden.
Door de ‘intelligente’ lock-down, waarmee de overheid het verspreiden van het virus tracht te temperen, was het organiseren van een reguliere Algemene Vergadering in 2020 onmogelijk. Dit heeft ertoe geleid dat bijvoorbeeld Shell haar Algemene Vergadering vrijwel geheel achter gesloten deuren heeft laten plaatsvinden. Iets dat wij als ondernemend aandeelhouder en voorvechter van aandeelhoudersrechten zeer bedenkelijk achten.
Het is daarom goed te zien dat wetgevers noodwetgeving hebben uitgevaardigd om vergaderingen virtueel te laten plaatsvinden en/of uit te stellen. Wij juichen dit toe omdat hierdoor aandeelhoudersrechten toch nog grotendeels gewaarborgd kunnen worden en onzekerheid over de rechtsgeldigheid van op virtuele Algemene Vergaderingen genomen besluiten wordt weggenomen.
Noodwetgeving en de praktijk in Nederland
In Nederland is, mede op initiatief van Eumedion, een noodwet aangenomen die het mogelijk maakt aandeelhoudersvergaderingen uit te stellen en/of volledig virtueel te houden. Dit geldt ook voor vergaderingen waarbij oproeping al heeft plaatsgevonden. De meeste bedrijven in onze portefeuille hebben gekozen voor een virtuele vergadering. Aandeelhouders moeten in dat geval tot uiterlijk drie dagen van te voren schriftelijk vragen in kunnen dienen. En, tenzij dat redelijkerwijs niet gevergd kan worden, moeten in de virtuele vergadering vervolgvragen gesteld kunnen worden. In de toelichting op het wetsvoorstel wordt een dringend beroep gedaan op het bestuur om deze mogelijkheid in ieder geval te bieden aan aandeelhoudersorganisaties, zoals Eumedion en de VEB. In de praktijk wordt er veelal voor gekozen om alleen deze organisaties toe te staan vervolgvragen te stellen. Hoe aandeelhouders kunnen stemmen is ter bepaling door het bestuur. De meeste van de bedrijven in onze portefeuille kiezen voor stemmen bij volmacht, wat betekent dat de uitslag van de stemming al ruim voor de vergadering bekend is en aandeelhouders de beantwoording van vragen en de mening van hun medeaandeelhouders niet meer kunnen meenemen in hun stem.
Noodwetgeving en praktijk in Duitsland
Ook in Duitsland is een noodwet van kracht, die het in alle gevallen mogelijk maakt een aandeelhoudersvergadering uit te stellen en/of volledig virtueel te houden. De bedrijven in onze portefeuille kiezen vrijwel allemaal voor een virtuele vergadering met livestream. Voorafgaand aan deze vergaderingen moeten aandeelhouders vragen kunnen stellen. Het is de discretionaire verantwoordelijkheid van het bestuur hoe dit precies ingericht wordt. In de praktijk wordt aandeelhouders vaak ook de mogelijkheid geboden ter vergadering vervolgvragen te stellen via een chatfunctie. Stemming kan bij volmacht en elektronisch vóór of ter vergadering. In de praktijk bieden bedrijven de mogelijkheid om via een webportal ter vergadering een stem in te trekken of te wijzigen, waardoor de beantwoording van vragen in de stemkeuze kan worden meegenomen. Verder moet virtueel deelnemende aandeelhouders de mogelijkheid geboden worden bezwaar te maken tijdens de vergadering en dit op te laten nemen in de notulen. In de praktijk kan dat via een chatfunctie.
Noodwet en praktijk in België
Tot slot namen ook onze Zuiderburen op 9 april een Koninklijk Besluit aan dat het toestaat een aandeelhoudersvergadering uit te stellen en/of virtueel te laten plaatsvinden. De Belgische wetgever ziet geen goede mogelijkheid om een virtuele Algemene Vergadering te houden met stemmen en vragen stellen ter vergadering, zoals tijdens een fysieke vergadering. De voorkeur wordt daarom gegeven aan op afstand stemmen via volmacht, waarbij door het bestuur één gevolmachtigde kan worden aangewezen, of aan het uitstellen van de vergadering. In het geval van stemmen via volmacht mag een vergadering volledig schriftelijk plaatsvinden, maar het bestuur kan er voor kiezen aandeelhouders de vergadering via audio of video te laten volgen. In de praktijk wordt door de bedrijven in onze portefeuille voor een livestream gekozen. Aandeelhouders moeten ten minste in de gelegenheid gesteld worden om schriftelijk vragen te stellen. De antwoorden daarop moeten gepubliceerd worden. In de Belgische vergaderingen waar wij aanwezig waren was een chatfunctie beschikbaar, zodat vragen gesteld konden worden.
Nood breekt wet, maar ideaal?
In onze ogen is geen van de noodregelingen ideaal en doen ze alle in enige mate afbreuk aan aandeelhoudersrechten. Anderzijds is het te prijzen dat er vlot een oplossing is gezocht voor de huidige problematiek, waardoor aandeelhoudersrechten niet volledig verloren gaan. Kijkend naar de noodregelingen en met name de praktijk, menen wij dat aandeelhouders in Duitsland het beste af zijn. We zien dat op alle Algemene Vergaderingen van onze Duitse bedrijven de mogelijkheid bestaat nog ter vergadering de vooraf uitgebrachte stem in te trekken of te wijzigen. Vooraf gestelde vragen worden beantwoord en via een chatfunctie bestaat de mogelijkheid vervolgvragen te stellen. In Nederland en België gaan de bedrijven in onze portefeuille in de regel, met name wat het stemrecht betreft, niet zo ver en kan de stem na de discussie in de Algemene Vergadering niet meer veranderd worden.
Hoewel de verplichtingen en met name de consequenties van niet-naleving beperkt zijn, hopen wij dat ondernemingen die hun Algemene Vergadering nog moeten houden met hun virtuele Algemene Vergadering zo dicht mogelijk een fysieke vergadering zullen benaderen. Het is aan de aandeelhouders om hun (tegen)stem uit te brengen en om, binnen de mogelijkheden, het bestuur kritisch te bevragen. Zo houden ze het bestuur van de onderneming scherp. Het stemt hoopvol dat alle bedrijven in onze portefeuille al een virtuele aandeelhoudersvergadering hebben gehouden of aangekondigd. Op deze vergaderingen zullen wij in ieder geval onze aandeelhoudersrechten uitoefenen.
Wij hopen dat komende jaren weer een Algemene Vergadering plaats zal vinden waarin we publiek en fysiek onze aandeelhoudersbelangen kunnen behartigen. We juichen het overigens toe als de huidige opkomst van de virtuele Algemene Vergadering leidt tot hybride vergaderingen, waarbij aandeelhouders zowel fysiek als virtueel aanwezig kunnen zijn. Dit biedt mogelijk meer gemak en een beperktere tijdsinvestering, waardoor meer institutionele investeerders hun weg naar de Algemene Vergadering weten te vinden. Zo brengt de huidige crisis toch nog iets positiefs voort.
Myrte Visser, jurist
