Een jaar geleden schreef ik een blog met de titel ‘Algemene vergaderingen in Coronatijd’. Dit blog ging over de manier waarop de Nederlandse, Duitse en Belgische wetgevers ondernemingen in staat stelden om te gaan met de uitdaging hun algemene vergadering ten tijde van Corona te organiseren. Inmiddels zijn we een jaar verder. Wie had ooit gedacht dat ook dit jaar nauwelijks fysieke algemene vergaderingen zouden kunnen plaatsvinden? Het is niet anders, al lijkt het er sterk op dat we na de zomer van een (groot) deel van de beperkende maatregelen af zullen zijn.
Vorig jaar was de conclusie van mijn blog – samengevat – als volgt:
In de virtuele vergaderingen waren aandeelhoudersrechten beperkter dan in een fysieke vergadering. Met name de mogelijkheid om geïnformeerd te stemmen was vrijwel nergens beschikbaar. Dit alles was te begrijpen, omdat er geen ervaring was met dit type vergadering en de voorbereidingstijd erg kort was. Duitsland had van de drie onderzochte landen wat waarborging van aandeelhoudersrechten betreft de beste papieren, vooral omdat aandeelhouders daar hun stem nog tijdens de vergadering konden uitbrengen of wijzigen.
In dit blog beschrijf ik of en hoe de regelgeving op dit punt en de omgang daarmee door onze ondernemingen in Nederland, België en Duitsland bij het organiseren van hun algemene vergadering verschilt van vorig jaar. Dit jaar hadden de ondernemingen meer tijd om hun virtuele vergadering voor te bereiden, dus mocht er ook best meer verwacht worden. Gezien deze verwachtingen was de praktijk licht teleurstellend.
Nederland – wetgeving en praktijk
De noodwet die vorig jaar tot stand kwam en meer mogelijkheden bood om algemene vergaderingen virtueel te houden is tot nu toe steeds verlengd. De noodwet geldt in ieder geval tot 1 september 2021 en zal dus heel het ‘AvA-seizoen 2021’ gelden. Er is nog geen nieuwe wetgeving van kracht geworden. Dit betekent dat de mogelijkheden voor het houden van een digitale algemene vergadering ongewijzigd zijn gebleven ten opzichte van 2020.
Bij de ondernemingen uit onze portefeuille die in 2021 al een algemene vergadering hebben gehouden, zijn er slechts kleine verschillen te bespeuren ten opzichte van vorig jaar. Op één na vinden alle vergaderingen dit seizoen wederom virtueel plaats. Aandeelhouders kunnen de vergadering virtueel volgen en krijgen vooraf de mogelijkheid om vragen te stellen. Tijdens de vergadering staat er voor vragen meestal een chatbox open. Vervolgvragen worden in de praktijk vooral gesteld door representatieve organisaties zoals Eumedion en/of de VEB. Tijdens de vergadering stemmen was bij drie van de bedrijven in portefeuille mogelijk, een verbetering ten opzichte van vorig jaar. Bij de vergadering die wel fysiek plaatsvond werd de veiligheid van de deelnemers gewaarborgd met een toegangstest; alleen degenen die een negatieve test konden tonen mochten deelnemen.
Opvallend is dat geen van de bedrijven in onze portefeuille gebruik heeft gemaakt van een vraag-en-antwoordsessie voorafgaand aan de vergadering om aandeelhouders laagdrempelig de mogelijkheid te bieden zich te laten informeren alvorens zij hun stem uitbrengen. Naar mijn mening is dit een gemiste kans, zeker omdat het een effectief middel kan zijn als een bedrijf het organiseren van stemmen tijdens de vergadering een brug te ver vindt.
Duitsland – wetgeving en praktijk
In Duitsland is de noodwetgeving die vorig jaar van kracht werd verlengd tot het einde van 2021. Aandeelhouders hebben met ingang van 28 februari 2021 aanvullende rechten gekregen. Zij moeten nu in de gelegenheid gesteld worden om voorafgaand aan de vergadering elektronisch vragen te kunnen stellen. Daarnaast mogen zij tot één dag - in plaats van twee dagen - voor de algemene vergadering hun vragen indienen. De bestuurders moeten nu ook alle vragen beantwoorden; zij kunnen alleen nog kiezen op welke manier ze dat doen. Een tegenvoorstel dat ten minste 14 dagen voor de vergadering is ingediend door een aandeelhouder die op de juiste wijze aangemeld is, wordt geacht ingediend te zijn ter vergadering.
De kortere termijn waarop er nog vragen ingediend kunnen worden in combinatie met de verplichting voor de onderneming om deze vragen te beantwoorden, kan een flinke tijdsdruk opleveren voor de besturen van ondernemingen. Anderzijds, had de vergadering fysiek plaatsgevonden, dan hadden zij misschien voor dezelfde uitdaging gestaan met in de vergadering gestelde vragen.
In Duitsland is er in de praktijk ten opzichte van vorig jaar niet zoveel veranderd. Dat was ook minder hard nodig gezien de (veel) betere mogelijkheden om geïnformeerd te stemmen. Wel was het stellen van vervolgvragen ter vergadering via een chatbox dit jaar iets makkelijker.
België – wetgeving en praktijk
Na het Koninklijk Besluit dat Belgische ondernemingen tijdelijk meer ruimte bood om hun algemene vergadering virtueel te houden, werd in december 2020 een wet aangenomen die bepalingen bevat ten aanzien van
- de organisatie van algemene vergaderingen op afstand, ook als deze mogelijkheid niet statutair verankerd is;
- het recht van de aandeelhouders of leden om vooraf langs elektronische weg te stemmen kan vastgelegd worden in de statuten; en
- de besluitvorming door middel van schriftelijke besluiten van de aandeelhouders of leden mogelijk te maken.
De wetgeving lijkt vooral een codificering van hetgeen al in het Koninklijk Besluit stond. Ten opzichte van dat besluit heeft de wetgever geen verdergaande maatregelen genomen die de positie van de aandeelhouder bij digitale algemene vergaderingen materieel verbeteren.
Evenals in Nederland en Duitsland is er in de praktijk geen grote verandering geweest in België, al is er toch wel wat vooruitgang te bespeuren. Al onze Belgische bedrijven hielden hun vergadering virtueel via een interactieve meeting. Bij één van de bedrijven kon tijdens de vergadering ook gestemd worden. Tijdens de vergadering konden vragen zowel via een chatfunctie als mondeling gesteld worden.
Verbetering of consolidatie?
Ten opzichte van vorig jaar hadden zowel de wetgevers als de bedrijven meer ervaring met virtueel vergaderen en was er meer voorbereidingstijd voor het digitale AvA-seizoen. De Nederlandse wetgever heeft die tijd eigenlijk alleen benut door de vorig jaar tot stand gekomen noodwetgeving steeds weer te verlengen. De Duitse en de Belgische wetgevers hebben die tijd wél aangegrepen om de virtuele vergadering beter in de wetgeving te verankeren. Duitsland loopt op dit vlak – net als vorig jaar – voorop. De Duitsers hebben hun noodwetgeving verlengd en daarin de aandeelhoudersrechten uitgebreid.
Het is jammer vast te moeten stellen dat er in Nederland en België niet meer inspanningen verricht zijn om aandeelhoudersrechten op virtuele vergaderingen naar een hoger plan te tillen. Positief is dat de digitale vergaderingen soepeler verliepen dan vorig jaar. Al doende leert men dus wel.
Wij hopen – net als vorig jaar – dat de volgende jaren weer algemene vergaderingen plaats zullen vinden waar wij fysiek aan kunnen deelnemen. Ook hopen we dat wetgevers de mogelijkheden voor en bedrijven de kwaliteit van hun virtuele vergaderingen verder zullen verbeteren waardoor een hybride vergadering een volwaardig alternatief kan worden van de uitsluitend fysieke algemene vergadering.
Dan houden we toch nog iets nuttigs over aan deze pandemie die ons zo lang in haar greep heeft weten te houden.
Myrte Visser, Bedrijfsjurist
